Kallelse till årsstämma i Doctrin AB 2023
Aktieägarna i Doctrin AB, org. nr 559060-1877, (”Bolaget”) kallas härmed till årsstämma onsdagen den 5 april 2023 kl. 15:00 i Bolagets lokaler, Dalagatan 100 i Stockholm.
Aktieägare som inte önskar närvara på plats vid årsstämman har möjlighet att utöva sin rösträtt vid årsstämman genom att poströsta innan stämman. Poströsten ska vara Bolaget tillhanda senast den 30 mars 2023.
Rätt att delta i stämman och anmälan
Aktieägare som önskar delta på bolagsstämman ska
- dels vara införda i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 28 mars 2023,
- dels senast den 30 mars 2023 antingen
- anmäla sitt deltagande vid stämman per e-post till jesper.eriksson@doctrin.se, eller
- ha avgett sin poströst enligt anvisningar under rubriken ”Poströstning” nedan. Poströsten ska vara Bolaget tillhanda senast den 30 mars 2023.
Vid anmälan ska namn, adress, telefonnummer, person-eller organisationsnummer och aktieinnehav anges. Om aktieägaren avser att medföra biträde till stämman, ska antal (högst två) och namn på biträde anmälas hos Bolaget enligt ovan. Till anmälan bör även i förekommande fall, t.ex. för juridisk person, bifogas fullständiga behörighetshandlingar som registreringsbevis eller motsvarande.
För att äga rätt att delta vid stämman måste aktieägare, som låtit förvaltarregistrera sina aktier genom bank eller förvaltare, tillfälligt hos Euroclear Sweden AB inregistrera sina aktier i eget namn. Aktieägare som önskar sådan omregistrering bör i god tid före den 28 mars 2023 hos förvaltaren begära omregistrering av aktierna. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av förvaltaren senast den 30 mars 2023 kommer dock att beaktas vid framställningen av aktieboken.
Aktieägare som avser låta sig företrädas av ombud ska utfärda skriftlig och dagtecknad fullmakt som är undertecknad av aktieägaren och som på dagen för stämman inte får vara äldre än fem år. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling, utvisande behörig firmatecknare bifogas. Fullmakten i original samt i förekommande fall registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling ska medtas till bolagsstämman. Kopia av fullmakten med tillhörande behörighetshandlingar bör skickas till Bolaget tillsammans med anmälan till stämman per e-post till jesper.eriksson@doctrin.se. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets webbplats doctrin.se.
Poströstning
Aktieägare som inte önskar närvara på plats vid årsstämman har möjlighet att utöva sin rösträtt vid årsstämman genom att poströsta innan stämman, s.k. poströstning, enligt föreskrifter i Bolagets bolagsordning. För poströstning ska ett särskilt formulär användas. Poströstningsformuläret finns tillgängligt på Bolagets webbplats doctrin.se. Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär i original ska skickas med post till Advokatfirma DLA Piper Sweden KB, Att: Lina Westerberg, Box 7315, 103 90 Stockholm med en kopia av det undertecknade formuläret per e-post till lina.westerberg@se.dlapiper.com. Det ifyllda och undertecknade poströstningsformuläret ska vara DLA Piper tillhanda senast den 30 mars 2023.
Aktieägaren får inte lämna andra instruktioner än att markera ett av de i formuläret angivna svarsalternativen. Om aktieägaren har försett formuläret med särskilda instruktioner eller villkor, eller ändrat eller gjort tillägg i förtryckt text, är poströsten i dess helhet ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor finns i poströstningsformuläret som finns tillgängligt på doctrin.se.
Observera att aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste omregistrera sina aktier i eget namn för att få poströsta. Instruktioner om detta finns under rubriken ”Rätt att delta i stämman och anmälan” ovan. Om aktieägaren poströstar genom ombud ska skriftlig och dagtecknad fullmakt undertecknad av aktieägaren i original biläggas poströstningsformuläret. Om fullmakten utfärdats av aktieägare som är juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling, utvisande behörig firmatecknare bifogas.
Behandling av personuppgifter
För information om hur Bolaget behandlar dina personuppgifter hänvisas till den integritetspolicyn som finns tillgänglig på Euroclear Sweden AB:s webbplats www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.
Förslag till dagordning
- Stämmans öppnande
- Val av ordförande på stämman
- Upprättande och godkännande av röstlängd
- Val av en eller två justeringsmän
- Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
- Godkännande av dagordning
- Redogörelse för räkenskapsåret 2022 och strategin för räkenskapsåret 2023
- Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse
- Beslut om
- fastställande av resultaträkningen och balansräkningen
- dispositioner av Bolagets resultat enligt den fastställda
balansräkningen - ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören
- Beslut om antal styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och revisorer
- Val av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och styrelseordförande samt revisor
- Fastställande av arvode åt styrelsen och revisorn
- Stämmans avslutande
Förslag till beslut
Punkt 2: Val av ordförande på stämman
Styrelsen föreslår att Håkan Winberg väljs till ordförande vid stämman, eller vid hans förhinder, den som styrelsen utser.
Punkt 3: Upprättande och godkännande av röstlängd
Styrelsen föreslår att stämman godkänner den röstlängd som upprättats baserat på bolagsstämmoaktieboken, anmälda deltagare på plats och mottagna poströster.
Punkt 4: Val av en eller två justeringsmän
Styrelsen föreslår att den person eller de två personer som föreslås av ordföranden vid stämman ska väljas till justeringsmän.
Punkt 5: Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
Styrelsen föreslår att stämman godkänner att den blivit behörigen sammankallad.
Punkt 6: Godkännande av dagordning
Styrelsen föreslår att stämman godkänner den föreslagna dagordningen.
Punkt 8: Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse
Styrelsen lägger fram årsredovisning och revisionsberättelse för räkenskapsåret 2022 till stämman. Handlingarna finns tillgängliga på Bolagets webbplats doctrin.se.
Punkt 9.a): Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen
Styrelsen föreslår att resultaträkningen och balansräkningen fastställs av stämman.
Punkt 9.b): Beslut om disposition av Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen
Styrelsen föreslår att samtliga till årsstämmans förfogande stående medel överförs i ny räkning.
Punkt 9.c): Beslut om ansvarsarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören
Styrelsen föreslår att stämman beslutar om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör.
Följande personer har varit styrelseledamöter under räkenskapsåret 2022: Håkan Winberg, Henrik Brehmer, Staffan Lindstrand, Renée Robinson Strömberg samt Emil Billbäck. Verkställande direktör har varit Anna-Karin Edstedt Bonamy (hela räkenskapsåret).
Punkt 10: Beslut om antal styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och revisorer
Det föreslås att bolagsstämman beslutar att styrelsen, för tiden intill nästa årsstämma, ska bestå av fyra styrelseledamöter och två suppleanter. Vidare föreslås att bolagsstämman beslutar om att Bolaget ska ha en revisor.
Punkt 11: Val av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och styrelseordförande samt revisor
Valberedningen föreslår omval av styrelseledamöterna Håkan Winberg, Emil Billbäck, Henrik Brehmer och Staffan Lindstrand samt omval av styrelsesuppleanterna Carl Kilander och Marcus Nord för tiden intill nästkommande årsstämma. Renée Robinson Strömberg har meddelat att hon inte ställer upp för omval som styrelseledamot i Bolaget.
Valberedningen föreslår omval av Håkan Winberg till styrelsens ordförande.
Det föreslås vidare att bolagsstämman, för tiden intill att nästa årsstämma hållits, omväljer Baker Tilly Mapema Aktiebolag som Bolagets revisor. Baker Tilly Mapema Aktiebolag har meddelat att för det fall Baker Tilly Mapema Aktiebolag väljs, kommer Staffan Zander att utses till huvudansvarig revisor.
Punkt 12: Fastställande av arvode åt styrelse och revisor
Det föreslås att styrelsearvode ska utgå till följande styrelseledamöter: Håkan Winberg och Emil Billbäck.
Arvode enligt det föregående ska utgå enligt särskilt aktierättsavtal som kommer att ingås med Håkan Winberg och Emil Billbäck. Avtalet innebär en rätt att erhålla arvodet i form av aktierätter som kan utnyttjas för att erhålla aktier i Bolaget vid ett framtida datum. Aktierätten ger innehavaren rätt att teckna sig för aktier till kvotvärde (för närvarande ca 4,15 kronor per aktie) från och med att ett år gått från att avtalet om aktierätten ingåtts och under en period av sju år därefter. En aktierätt ger innehavaren rätt att erhålla en (1) ny aktie i Bolaget. Till Håkan Winberg föreslås arvode utgå om 150 sådana aktierätter, till Emil Billbäck föreslås arvode utgå om 100 sådana aktierätter.
Det föreslås att inga styrelsearvoden ska utgå till styrelseledamot som inte har rätt att erhålla aktierätter enligt ovan i denna beslutspunkt.
Det föreslås vidare att arvode till revisorn ska utgå enligt löpande godkänd räkning.
Handlingar och upplysningar
Årsredovisningen, revisionsberättelsen, poströstningsformulär och fullmaktsformulär hålls tillgängliga på Bolagets kontor (adress enligt ovan) samt på Bolagets webbplats doctrin.se, senast tre veckor före stämman. Kopior av nämnda handlingar skickas även till de aktieägare som begär det och därvid uppger sin email- eller postadress.
Styrelsen och den verkställande direktören ska enligt aktiebolagslagen (2005:551) på begäran av aktieägare, under förutsättning att styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, vid stämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen och förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets ekonomiska situation.
Stockholm
Mars 2023
Styrelsen