Så digitaliserar Capio Ögon för att öka sin tillgänglighet och effektivitet

Detta är Capio Ögon
Capio Ögon är det specialistområde inom Capio som undersöker ögon för synnedsättning, grå och grön starr (Glaukom), diabetes m.m. Alla undersökningar utförs av specialistläkare, ögonsjuksköterskor och optiker. De finns 17 mottagningar runt om i landet och de arbetar på uppdrag av ett flertal regioner med såväl gråstarroperationer som ögonmottagning.

Under 2023 har Capio Ögon implementerat digitala ingångar till två av sina specialistkliniker – Capio Ögon Globen och Capio Ögon Väst. Bakgrunden till utvecklingen var ett behov av ökad tillgänglighet, effektivisering av nyttjandet av de befintliga personella resurser samt en mer strukturerad anamnesupptagning.

Patientresan är inte optimal när anamnesen görs per telefon
På Capios ögonmottagningar har telefonen länge varit den första kontaktvägen in till mottagningarna. Maria Huss, sjuksköterska och nu verksamhetsutvecklare på Capio Ögon med fokus på primärt kring IT- och digitaliseringsfrågor, berättar om hur de arbetat med att ta emot ärenden från patienter:

“Våra telefontider på Capio Ögon bemannas till viss del av administratörer. Utmaningen med det arbetssättet är att om ärendet kräver en sköterska eller optiker på mottagningen, så behöver administratören skriva ned vad som sägs med patienten och sedan behöver vederbörande (optiker eller sjuksköterska) få tag i patienten via telefon igen. Detta leder givetvis till mer arbete för medarbetarna på mottagningarna och patientresan blir många gånger inte optimal. Patienten måste då vid behov återupprepa information om deras ärende som de redan har lämnat en gång till en administratör”.

Specialistmottagningarna ville öka och fördela sin tillgänglighet
Som ett första steg att i att digitalisera patientresan och anamnesen inom verksamheten implementerade Capio Ögon det digitala kommunikations- och anamnesverktyget Doctrin på två av mottagningarna. Det fanns flera anledningar till varför en digital plattform var en bra lösning, bland annat för det skapar förutsättningar för:

• Ökad tillgänglighet för patient.
  En digital digital kontaktväg in till mottagningarna ger patienten en alternativ kontaktväg till telefonen. På så vis kan patienter välja att slippa stå i telefonkö, och istället påbörja sitt ärende när som helst digitalt. Detta kan vara extra värdefullt för redan befintliga kunder och patienter sompå ett enkelt sätt kan nå enhetens personal och få hjälp inom rimlig tid.
• En ökad flexibilitet för medarbetare.
  Med digitalt inkommande ärenden ges till exempelvis sjuksköterskor och optiker möjlighet att hantera ärenden som kommer in via Doctrin när de får tid över. Till exempel om ett besök blir inställt med kort varsel eller liknande. Hanterandet av ärendet blir således inte bundet till telefontiden.
• Bättre processer för en strukturerad anamnesupptagning.
  Som alla medarbetare på mottagningen har tillgång till.