Framgångsfaktorer vid digitalisering

Digitalisering är så mycket mer än teknik. Det handlar om att utveckla arbetssätt, patientflöden och former för kommunikation och samarbete. Unn Hellberg, som leder Doctrins kundteam, har ansvarat för implementering 200 vårdenheter inom både primär- och specialistvård. Här delar hon med sig kring vad som utmärker en framgångsrik implementering och vad som ger goda förutsättningar för värdeskapande digitalisering.

Vad skulle du säga utmärker en framgångsrik digitaliseringsresa? 

För mig är framgångsrik digitalisering när ett digitalt verktyg blir en möjliggörare för att skapa värde och uppnå mål i verksamheten. Det kan handla om ökad tillgänglighet för patienterna, förbättrad arbetsmiljö för vårdpersonalen, förbättrat samarbete, ökad kvalitet eller ökad effektivitet. Hit når man ofta när man förstår att implementering av ett digitalt verktyg, för att uppnå verklig och långvarig verksamhetsnytta, innebär förändrade arbetssätt. Utmärkande faktorer är:

• Ett starkt lokalt ägarskap vilket innebär att verksamhetschefen har en tydlig målbild och tar ett stort ansvar för att driva förändring i den riktningen.
• Kartläggning av utmaningar som digitaliseringen kan avhjälpa med konkreta KPI:er för att kunna följa utvecklingen kontinuerligt. Då digitalisering innebär att vi kan följa utveckling i realtidsdata blir det också ett verktyg för att inkludera och entusiasmera medarbetarna och få med medarbetarna i förändringsresan.
• Tydligt patientperspektiv genom att guida patienterna hur de kan kontakta  och kommunicera med er på ett nytt sätt. Det betyder att man även behöver tänka igenom hur man hjälper patienterna att förstå värdet av denna förändring och hur de ska hitta den digitala ingången via era befintliga kanaler som exempelvis hemsida eller hänvisning via automatiska telefonitjänster.
• Inkludering av medarbetarna  i förändringsarbetet. Det innebär bland annat att medarbetarna tillsammans får definiera nya rutiner och arbetssätt. Det är också viktigt att medarbetare ges möjlighet att påverka hur de digitala lösningarna utformas och anpassas till den lokala verksamheten så att de verkligen blir ett användbart verktyg som underlättar i den dagliga verksamheten.
• Kontinuerlig förbättring och utvärdering av arbetssätten. De verksamheter som uppnår bäst resultat justerar sina arbetssätt baserat på data, feedback från patienter och medarbetare för ständig förbättring.

Fallgropar vid digitalisering

Motsatsen till en framgångsrik digitalisering är när de digitala systemen upplevs som störmoment och läggs som ytterligare ett lager på verksamheten utan att förankras i den. Orsakerna till detta kan vara flera men ofta handlar det om att:

• Digitala verktyg används vid sidan om den vanliga verksamheten utan att utveckla nuvarande arbetssätt eller kommunikations- och samarbetsformer, varpå effekterna blir begränsade. När förbättringsresultat uteblir avstannar motivationen hos medarbetarna att utveckla och det är svårt att återfå momentum i förändringsarbetet.
• Otillräcklig tid avsätts för förberedelse, utbildning och framförallt för arbetet i plattformen. Vi får sällan feedback om att de digitala verktygen är svåra att använda, tvärtom. Däremot är förändring, för de allra flesta, förknippat med en viss stress, framförallt när man redan arbetar under väldigt hög press. Därför krävs det en del tid för att inkludera medarbetare men även att sedan fortsätta ge utrymme och schemalägga för digitala konsultationer i den vanliga verksamheten. Den tid man investerar i förberedelse och inkludering, kommer igen flera gånger om längre fram.
• Bristande ägarskap vilket gör det extremt svårt att få framdrift i utvecklingsarbetet. Även om man lyckas med att kunna erbjuda patienter en digital ingång är det sällan vi ser förbättrade resultat avseende effektivisering, arbetsmiljö, medicinsk kvalitet och personal- och patientnöjdhet, om det inte också finnas ett lokalt ägarskap och engagemang för digitaliseringsarbetet.

Vad brukar du rekommendera vårdgivare att tänka på som står i början av sin digitaliseringsresa?

Utöver att noga fundera igenom sina mål och hur man kan kommunicera dem för att få med sig medarbetarna, skulle min främsta rekommendation vara att se över vilka som kan vara ambassadörer för digitaliseringen.

Att tvinga in samtliga medarbetare, även de som inte vill direkt, avråder vi ifrån. Låt istället de som är nyfikna och positiva börja arbeta i plattformen för att ta fram rutiner för nya arbetssätt och introducera därefter de som är mer skeptiska när man börjat se positiva effekter från införandet. Genom att börja arbetet med de som redan är entusiastiska möter man ofta en större förståelse kring att det kommer finnas behov av att pröva sig fram och förfina tillvägagångssättet, men det är ju också så vi kan skapa en lärande och innovativ organisation.

 Vad är Doctrins främsta roll i förhållande till våra kunder under digitaliseringsarbetet?

Vi erbjuder en beprövad metod för implementering med mallar och strukturer för att ta våra enheter från första introduktionsmöte till patientstart. Att vi har gjort över 200 implementeringar inom olika typer av verksamheter gör att vi kan anpassa våra metoder efter mottagningens storlek, dess digitala mognad, vilka patientgrupper man har, ersättningssystem och vårderbjudande.

Hur skulle du mäta framgång på kort, mellan och lång sikt? 

Det är viktigt att det man mäter och följer upp är konsekvent med de mål och utmaningar man identifierat och de arbetssätt man valt.

På kort sikt är det viktigt att följa volymerna i plattformen. Med större volymer kommer man snabbare in i nya arbetssätt, det blir lättare att schemalägga på ett effektivt sätt och man avsätter tid för digitala patientärenden. Många kunder uttrycker oro för att tillströmningen av patienter ska bli ohanterlig. Men vår erfarenhet är den motsatta. Det är mycket lättare för medarbetarna att vänja sig vid omställningen om det finns ett kontinuerligt och jämnt inflöde av digitala patientärenden.

På medellång sikt kan man förvänta sig att se förbättrad arbetsmiljö och effektivitet, framförallt vad gäller samarbete mellan yrkesgrupper. Vi ser också ökad flexibilitet samt en känsla av större kontroll av sin egen tid vilket många inom vården saknat. För patienterna ser vi framförallt ökad tillgänglighet men också större insyn i sin egen vård vilket främjar följsamhet.

På lång sikt kan man förhoppningsvis se positiva effekter på områden som exempelvis stress och personalomsättning, patientlistning, medicinsk kvalitet och kontinuitet. Vi har dokumenterade resultat på samtliga av dessa områden och jobbar datadrivet för att hjälpa våra kunder att mäta resultat på både kort, mellan och lång sikt. Förändringsarbetet blir ju aldrig färdigt utan det handlar om ett förhållningssätt och en vilja att ständigt förbättra.

Vill du veta mer om våra lösningar för digifysisk vård kontakta Hampus Edin Key Account Manager